Assistant(e) Direction

Introduction à  l'emploi

Vous avez toujours rêvé de travailler dans le domaine des spiritueux ?

Vous êtes à la recherche d’une expérience dynamique et professionnalisante ?

Vous êtes curieux, créatif et autonome ?

Rejoignez-nous !

WILLIAM GRANT & SONS France, un des leaders français de la distribution de vins et spiritueux, recherche un(e) Assistant(e) Direction, pour un poste permanent en CDI dés que possible.

Qui sommes-nous ?

William Grant & Sons Ltd. est une société familiale indépendante écossaise qui distille et distribue du scotch whisky et d’autres spiritueux. La société a été fondée en 1886 par William Grant et est maintenant dirigée par les descendants du fondateur. C’est la plus grande entreprise du monde du whisky écossais encore propriété familiale.

William Grant & Sons France, sa filiale française est un intervenant majeur de la distribution des Spiritueux, avec un portefeuille de marques iconiques comme Hendricks, Grant’s, Monkey Shoulder Glenfiddich, The Balvenie, Sailor Jerry…

Société à taille humaine, notre culture entrepreneuriale est axée sur 5 valeurs : l’ambition, l’ouverture, l’agilité, la créativité et la cohésion.

Rattachée à la Directrice Générale, vous l'assistez dans la gestion de ses missions. 

Responsabilité du rôle

Assurer l’assistanat dans les domaines suivants :

• Gestion de l’agenda, du courrier et des appels téléphoniques
• Finalisation et/ou conception de documents / dossiers en optimisant les présentations pour les réunions
• Communication des documents au Groupe et classement
• Organisation des réunions : réservation de salle, invitations, mise à disposition matériel nécessaire, commande plateaux repas, etc.
• Organisation des voyages 
• Organisation des relations entre le Groupe William Grant & Sons, les propriétaires de marques, les actionnaires, les intervenants extérieurs et la direction générale.
• Organisation des réunions du comité de direction (ordre du jour, compte-rendu, document de suivi des points pour action)
• Suivi des réunions mensuelles avec le Groupe (compte-rendu, document de suivi des points pour action)

Organiser des événements : 

• Organiser les réunions du Conseil d'Administration de WG&S France et les réunions avec le Groupe, en distanciel ou en présentiel
• Organisation des Réunions d’Information Générale et autres réunions de la Direction Générale
• Organisation et mise en œuvre du Roadshow,
• Déplacements du Comité de Direction, Séminaires
• Soutien à l’organisation de la convention annuelle

Gérer les dossiers particuliers qui lui sont confiés : 

• Assurer la communication de divers documents de la Direction Générale sur différents supports (site intranet, The Source…)
• Contribuer à la communication des informations mensuelles de la Direction Générale aux différentes instances (CSE, Conseil d'Administration…)
• Traduire et diffuser avec la Direction Générale des communications du Groupe
• Gestion des agendas mouvants avec le Groupe WG&S, favoriser l’organisation des événements du Groupe WG&S
• Répondre aux sollicitations de WG&S sur des événements ayant lieu en France et apporter un soutien logistique lorsque c’est nécessaire

Assister la Direction Générale dans le suivi de ses notes de frais, validation de factures :

• Process d’engagements de bon de commande, Création de comptes fournisseurs,
• Suivi des factures, Suivi des dépenses

Suivre une revue de presse pour la Direction Générale sur des thèmes définis

Notre candidat idéal

COMPETENCES PROFESSIONNELLES

• Maîtriser les logiciels Word, Excel et Powerpoint
• Anglais courant (lu, écrit, parlé)

COMPETENCES de SAVOIR FAIRE ET DE SAVOIR ÊTRE

• Organisation, gestion des priorités
• Intelligence relationnelle : être capable d’orienter les interlocuteurs quels que soient leurs niveaux ou fonctions (consommateurs, fournisseurs, clients, collaborateurs, propriétaires de marques, intervenants groupe)
• Rigueur, fiabilité
• Force de proposition
• Volonté de trouver une solution à toute situation
• Respect de la confidentialité
• Aisance relationnelle, ouverture d’esprit, facilité de contact, créateur de lien
• Clarté de la communication écrite et orale
• Anglais courant
• Adaptabilité
• Disponibilité pour tous ses interlocuteurs
• Excellente coordination dans la gestion de projets et de très bonnes qualités d'organisation et de communication.
• Doit faire preuve d'une importante autonomie et d'une grande assurance dans la gestion des tâches variées qui seront confiées. 

Que pouvons-nous vous offrir

• Nous offrons un salaire compétitif et des avantages sociaux, comprenant rémunération variable pour l'ensemble des collaborateurs ainsi que l'intéressement et la participation aux bénéfices.
• Une politique de congés et RTT avantageuse pour nos employés.
• Une couverture de santé qui offre de bonnes garanties pour un tarif préférentiel.
• Allocation de produits et prime boisson pour que vous puissiez profiter de notre fantastique portefeuille de marques.
• Chaque employé a la possibilité de demander chaque année un financement pour une ou plusieurs organisations caritatives pour lesquelles il a collecté des fonds, donné de son temps ou fait un don personnel. Il bénéficie en outre d’un jour de congé supplémentaire pour participer à une association caritative.
• Des programmes de formation (digital et présentiel) pour vous aider à donner le meilleur de vous-même.
• Nous offrons un maintien du salaire à 100% pour tout salarié(e) qui souhaite prendre un congé paternité.  Dans le cadre de notre projet de diversité et l’inclusion , nous l’appelons « Congé du second Parent » afin d’assurer de façon automatique l’accès à ce congé pour tout nouveau parent (Femme ou Homme).

À propos de William Grant & Sons

UNE ENTREPRISE POUR DES INDIVIDUS AU CARACTÈRE UNIQUE

William Grant & Sons : une entreprise où les caractères et les talents uniques s'épanouissent.

Nous apprécions et estimons chacun de nos employés pour leur caractère unique, leurs compétences spécifiques, leur expérience et leurs perspectives distinctives. Tous nos collègues ont un rôle à jouer pour nous aider à concrétiser nos ambitions de croissance.
 

Chez William Grant & Sons, nous avons une vraie mission : être une entreprise où les caractères et les talents uniques s'épanouissent. Nous apprécions et estimons tous nos collègues pour leur caractère unique, leurs compétences spécifiques, leur expérience et leurs perspectives distinctives. La diversité et l'inclusion s'inscrivent au cœur de la vision et des valeurs de notre entreprise, inspirant tout ce que nous faisons chez William Grant & Sons. Nous mettons un point d'honneur à créer un environnement de travail où chacun peut s'investir personnellement et donner le meilleur de lui-même.

NOTRE PHILOSOPHIE : LA FLEXIBILITÉ AU TRAVAIL

Nous adoptons une philosophie axée sur la flexibilité, encourageant chacun à « passer une journée exceptionnelle au travail, tous les jours. »
Parce que cette approche repose avant tout sur la confiance, elle donne à chaque individu les outils dont il a besoin pour passer une journée exceptionnelle au travail, tous les jours. Une approche où la flexibilité et les expériences positives aident nos employés à se sentir inclus, investis, et à exploiter tout leur potentiel au sein de nos équipes.
Nous pouvons discuter d'éventuelles options de travail flexible au cours du processus de recrutement.

PROCESSUS DE RECRUTEMENT INCLUSIF

La diversité et l'inclusion s'inscrivent au cœur de la vision et des valeurs de notre entreprise, inspirant tout ce que nous faisons chez William Grant & Sons. Nous souhaitons donc offrir un processus de recrutement tout aussi inclusif. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'assistance pour votre candidature, n'hésitez pas à nous contacter. Dans un tel cas, veuillez adresser votre message à notre équipe des RH à recruitment.enquiries@wgrant.com.

Nous souhaitons également garantir un traitement égal et équitable à tous les candidats. À cette fin, nous anonymisons toutes les candidatures pendant la phase de sélection initiale. Certaines informations, telles que le nom, les dates et les établissements scolaires, restent cachées pendant la phase de sélection, et ne sont divulguées à l'équipe de recrutement et au responsable d'embauche qu'une fois que le candidat est invité à participer à un entretien. Pour que nous puissions correctement anonymiser les candidatures, elles doivent toutes être remplies dans le même format. Vous pourrez joindre votre CV, mais nous vous demanderons quand même de remplir un formulaire de candidature – votre CV ne sera pas visible pendant la phase de sélection. Nous espérons que vous conviendrez que l'effort en vaut la peine, puisque vous aiderez à assurer l'intégrité du processus de recrutement.